نام پورتال ها را زیاد شنیده ایم، اما شاید برای برخی از ما این سئوال پیش آمده باشد که واقعا یک پورتال چیست؟ چه ویژگیها و خصوصیاتی دارد؟ و چه تفاوتی با یک وب سایت دارد؟ ترجمه کلمه Portal به فارسی در فرهنگهای لغت "دریچه"، "درگاه" و "مدخل" ذکر شده اما کلمه پورتال در تکنولوژی اطلاعات معنی متفاوتی دارد. اگر بخواهیم ساده بگوییم، پورتال صفحه وب واسطی است که امکان دسترسی آسان را به هر چیزی که کاربر ، برای انجام وظیفه یا خواسته اش نیاز دارد – بدون توجه به اینکه محل فیزیکی آن کجاست، فراهم می کند. به بیان دیگر پورتال "درگاهی" است به دنیایی مجازی که کاربر می تواند از طریق امکانات فراهم شده در آن، تمامی نیازهای خود را براورده کند. نیازهایی مانند جستجو و یا خرید(مثلا یک کتاب)، دسترسی به حساب بانکی، افزایش و کاهش اعتبار یک حساب اعتباری و یا به روز رسانی اطلاعات سخت افزاری از محل کار، پورتال همه چیز را از طریق درگاهی واحد برای کاربر خود فراهم می سازد.

تعریف پورتال

تعریف اولیه پورتال بسیار ساده است : "مکانی (Hub) که ساده ترین کاربران اینترنت با رجوع به آن بتوانند به راحتی از  سرویس های متداول در اینترنت بهره مند شوند و یا  اطلاعات مورد نیاز خود در  را بدست آورند ". هریک از این کلمات دقیقا نشان دهنده ویژگی خاصی از پورتال هستند :

مکان : در اکثر موارد  پورتال به عنوان یک وب سایت با ویژگی های خاص شناخته می شود. این وب سایت می تواند  یک واسط (Interface) بین کاربران و تعدادی وب سایت زیر مجموعه پورتال باشد و یا اینکه به عنوان وب سایتی واسط، بین کاربران و اینترنت قرار گیرد. اما  تعاریفی نیز وجود دارند که مستقیما از لغت وب سایت استفاده نکرده در  این مورد سکوت می کنند : "پورتال دروازه ای است به سایتهای دیگر " و یا "پورتال نقطه ورود کاربران به اینترنت است " .

ساده ترین کاربران : کاربرانی که به پورتال مراجعه می کنند ، لزوما کاربران حرفه ای اینترنت نیستند. پورتال این توانایی را به کاربران می دهد که حتی کم تجربه ترین آنها بتواند از اطلاعات و سرویسهای ارائه شده استفاده کند . بر حسب نوع پورتال ، کاربران آن نیز متفاوتند و شامل کاربران معمولی ، مشتریان ، تولیدکنندگان ، کارمندان سازمان و... باشند .

سرویس های متداول در اینترنت : هر وب سایتی بر حسب نوع فعالیت کاری خود ارائه دهنده سرویس خاصی است . اما یک پورتال باید توانایی ارائه سرویس های عمومی باشد نظیر سرویس پست الکترونیک رایگان ، انجمن ،تالار گفتگو ، اخبار ، نقشه های مرتبط با موضوع پورتال ، جستجو در سایتهای زیر مجموعه و اینترنت ، شخصی سازی توسط کاربر و شخصی سازی توسط پورتال(Tailoring) باشد . در پورتالهای تجاری خدمات خرید و فروش آنلاین ، ارائه کاتالوگ و سیستمهای پرداخت لحاظ می گردند .

اطلاعات مورد نیاز  : یکی از ویژگی های  پورتال  دریافت اطلاعات از سایتهای دیگر(Content aggregation) است . پورتال تنها دریافت کننده اطلاعات است و آنها را به اشتراک می گذارد . به عبارت بهتر پورتال اطلاعاتی که در سایتها و پایگاههای مختلف وجود دارد را  سازماندهی کرده و نمایش می دهد. در نظر داشته باشید که این اطلاعات باید استاندارد شده باشند .

بنابراین  :

• پورتال ، تولید کننده و مدیریت کننده اطلاعات نیست .

• پورتال ،  استاندارد کننده اطلاعات نیست .

•  پورتال ،  یک وب سایت همه کاره نیست .

به عبارت دیگر پورتال چهارچوبی است که اطلاعات و سرویسهای منابع مختلف را کنار یکدیگر قرار داده و تحت یک طرح امنیتی ارائه می دهد . با استفاده از پورتال می توان به یکپارچه سازی سیستمهای مجزا کمک کرده و کاربران  را برای استفاده از خدمات موجود یاری داد.